Politique de confidentialité

1. Introduction

Domly, exploité par BAKA Real Estate, Inc (« Domly », « nous », « notre »), respecte votre vie privée et s'engage à protéger vos renseignements personnels. La présente Politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, divulguons et protégeons les renseignements lorsque vous utilisez notre plateforme, notre site Web et nos services connexes (le « Service »).

Cette politique est conçue pour se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), à la Loi du Québec sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25), et aux autres lois fédérales et provinciales canadiennes applicables en matière de confidentialité.

2. Renseignements que nous recueillons

a. Renseignements que vous fournissez

Données de compte : nom, adresse courriel, numéro de téléphone et mot de passe lors de l'inscription avec une adresse courriel. Si vous vous inscrivez avec Connexion Google, nous recevons de Google votre nom, votre adresse courriel, votre identifiant de compte Google et votre préférence linguistique au lieu d'un mot de passe — voir la section 4 ci-dessous. Données de facturation : mode de paiement et adresse de facturation, traités de façon sécurisée par Stripe (nous ne conservons aucun numéro de carte). Données de locataires que vous téléversez : noms, numéros de téléphone et attributions de logement. Contenu de la base de connaissances : règlements d'immeuble, règlements municipaux, FAQ et documents téléversés (PDF, Word, texte). Demandes d'assistance : renseignements fournis lorsque vous contactez notre équipe.

b. Renseignements recueillis automatiquement

Contenu des messages SMS : le texte intégral des messages échangés entre les locataires et l'Agent IA, incluant les métadonnées (horodatages, numéros de téléphone, statut de livraison). Médias soumis par les locataires : photos envoyées par SMS pour l'évaluation de maintenance, stockées de manière sécurisée sur Cloudflare R2. Données d'appareil et d'utilisation : type de navigateur, adresse IP, système d'exploitation, pages visitées et utilisation des fonctionnalités. Journaux serveur : requêtes vers nos serveurs et fonctions edge, pouvant inclure des identifiants tels que courriel, téléphone ou identifiants de locataires.

c. Renseignements générés par notre Service

Réponses générées par l'IA et résumés de conversation. Évaluations de triage de maintenance et classifications de priorité. Résultats d'analyse de photos (par ex., identification de dégâts d'eau, de moisissure ou de bris). Données de catégorisation des messages (catégorie, priorité, scores de confiance).

3. Comment nous utilisons vos renseignements

Nous traitons les données aux fins suivantes : pour fournir le Service (gestion des communications avec les locataires, génération de réponses IA, livraison des notifications); pour contacter les locataires en votre nom (envoi de mises à jour de maintenance, réponses aux demandes et conseils de dépannage par SMS — sous réserve du consentement); pour gérer la facturation et les abonnements (traitement des paiements, suivi de l'utilisation, application des limites du niveau gratuit); pour améliorer notre Service (dépannage, analytique, surveillance des performances de l'IA — nous n'utilisons pas vos données pour entraîner des modèles d'IA); pour nous conformer aux obligations légales (fiscales, réglementaires, conformité à la LCAP, prévention de la fraude); et à des fins de sécurité (détection d'abus, prévention d'accès non autorisé).

4. Connexion Google et données utilisateur Google

Domly offre la Connexion Google comme solution facultative en remplacement d'un compte avec courriel et mot de passe. Cette section décrit précisément quelles données utilisateur Google nous consultons, comment nous les utilisons, avec qui elles sont partagées, comment elles sont protégées et combien de temps nous les conservons. Si vous n'utilisez jamais le bouton Google, rien de ceci ne s'applique à vous.

Ce que nous consultons

Nous demandons uniquement les portées openid, email et profile. À partir du jeton d'identité transmis par Google, nous lisons et conservons quatre valeurs : votre identifiant de compte Google (le champ « sub », qui demeure stable), votre adresse courriel, votre nom et votre langue (utilisée seulement pour déterminer si le produit vous est présenté en français ou en anglais). Nous ne demandons ni ne conservons votre photo de profil Google, vos contacts, votre agenda, vos fichiers ni aucune autre donnée des services Google. Nous ne recevons jamais votre mot de passe Google et nous n'obtenons jamais l'accès à votre compte Google.

Comment nous les utilisons

Uniquement pour créer et faire fonctionner votre compte Domly : vous connecter, vous reconnaître lors de vos visites suivantes, rattacher une connexion Google à un compte Domly existant lorsque l'adresse courriel correspond et que Google confirme qu'elle est vérifiée, vous nommer dans le produit et définir votre langue initiale. Nous utilisons l'identifiant de compte Google plutôt que votre adresse courriel comme lien vers votre compte, afin que votre compte continue de fonctionner si votre adresse courriel Google change plus tard.

Avec qui elles sont partagées

Votre identifiant de compte Google n'est partagé avec personne. Il est conservé uniquement dans notre propre base de données (voir le tableau des sous-traitants à la section 7). Votre nom et votre adresse courriel ne sont partagés que dans les cas limités qui s'appliquent à tout compte, peu importe son mode de création : avec Stripe, si et lorsque vous souscrivez à un forfait payant, afin de créer un dossier client de facturation. Votre identifiant de compte Google et votre adresse courriel ne sont jamais transmis à notre fournisseur d'intelligence artificielle. Votre nom peut apparaître dans les messages que Lucie envoie en votre nom — par exemple lorsqu'elle se présente à un fournisseur comme votre assistante — parce qu'il s'agit du service que vous lui avez demandé. Nous ne vendons pas vos renseignements et nous ne les communiquons à aucun courtier en données ni à aucun autre tiers.

Ce que nous ne ferons jamais avec elles

Nous n'utilisons pas les données utilisateur Google à des fins de publicité ciblée ou personnalisée. Nous ne les vendons pas et ne les transférons pas à des courtiers en données, à des revendeurs de renseignements ou à des réseaux publicitaires. Nous ne les utilisons pas pour entraîner, ajuster ou améliorer un modèle d'intelligence artificielle ou d'apprentissage automatique, qu'il soit le nôtre ou celui d'un tiers. Domly utilise l'intelligence artificielle pour aider à répondre aux messages de vos locataires, et aucune donnée obtenue par la Connexion Google ne fait partie de ce traitement. Nous ne les utilisons à aucune autre fin que la prestation et l'amélioration des fonctionnalités Domly pour lesquelles vous vous êtes inscrit, ou lorsque la loi l'exige.

L'utilisation et le transfert par Domly des renseignements reçus des API Google respectent la Politique relative aux données utilisateur des services d'API Google, y compris ses exigences d'utilisation limitée (Limited Use).

Comment elles sont protégées

Les jetons d'identité Google sont vérifiés au moyen des clés de signature publiées par Google, sur une connexion TLS, puis supprimés immédiatement après la vérification — nous ne les conservons jamais. Les quatre valeurs que nous gardons sont protégées par les mêmes mesures qu'à la section 9 : chiffrement en transit (TLS 1.2+) et au repos, contrôles d'accès par rôle et sécurité au niveau des lignes.

Durée de conservation et suppression

Aussi longtemps que votre compte est actif, puis selon le calendrier de la section 8 : supprimées de nos systèmes actifs 30 jours après la fermeture de votre compte, les copies de sauvegarde chiffrées étant purgées dans les 90 jours. Vous pouvez révoquer l'accès de Domly à tout moment depuis votre compte Google, sous Sécurité → Vos connexions aux applications et services tiers ; cela empêche les connexions Google futures mais ne supprime pas en soi votre compte Domly. Pour supprimer le compte et les données qu'il contient, communiquez avec notre responsable de la protection de la vie privée aux coordonnées de la section 15.

5. Traitement des données par l'IA

Domly utilise l'IA Claude d'Anthropic pour alimenter son Agent IA conversationnel. Lorsqu'un locataire envoie un SMS, le contenu du message, les entrées pertinentes de la Base de connaissances et l'historique de conversation sont envoyés à l'API d'Anthropic pour traitement. Anthropic traite ces données uniquement pour générer une réponse et ne les utilise pas pour entraîner ses modèles.

Analyse de photos : lorsque les locataires envoient des images, celles-ci sont transmises à l'API Claude Vision d'Anthropic pour analyse (identification de problèmes de maintenance tels que dégâts d'eau, moisissure, bris ou signes de nuisibles). Les images ne sont pas conservées par Anthropic après le traitement.

Nous ne vendons ni ne licencions aucune donnée personnelle aux fournisseurs d'IA. Les données envoyées à Anthropic sont régies par notre Accord de traitement des données avec eux et sont soumises à leurs engagements de traitement des données d'entreprise.

6. Base juridique du traitement (LPRPDE)

En vertu de la LPRPDE, nous nous fondons sur les bases suivantes pour le traitement des renseignements personnels : consentement — nous obtenons un consentement valable avant de recueillir, d'utiliser ou de divulguer des renseignements personnels (pour les communications SMS, ceci est obtenu par un processus d'inscription explicite); nécessité contractuelle — le traitement est nécessaire pour fournir le Service que vous avez demandé; intérêt légitime — nous pouvons traiter des données pour la sécurité, la prévention de la fraude et l'amélioration du service lorsque cela ne porte pas atteinte à vos droits en matière de vie privée; et obligation légale — nous traitons des données tel que requis par la loi canadienne, y compris les règlements fiscaux et anti-pourriel.

7. Partage des données et sous-traitants

Nous partageons des renseignements personnels uniquement avec les sous-traitants nécessaires à la fourniture du Service. Chaque sous-traitant est lié par des accords de traitement des données qui les obligent à protéger vos données. Nous ne vendons pas, ne louons pas et ne partageons pas les numéros de téléphone des locataires ou les données personnelles avec des tiers à des fins de marketing.

Nous pouvons également divulguer des renseignements lorsque la loi l'exige, par ordonnance du tribunal ou demande gouvernementale; pour protéger les droits, la sécurité ou la propriété de Domly, de nos utilisateurs ou d'autrui; ou dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition ou d'une vente d'actifs (avec avis aux utilisateurs concernés).

8. Conservation des données

Les données de compte sont conservées tant que votre compte est actif. Les données de locataires sont conservées jusqu'à ce que vous les supprimiez ou fermiez votre compte. Les messages SMS, journaux de conversation et médias sont conservés jusqu'à 24 mois, sauf si vous les supprimez avant. Les dossiers de facturation sont conservés conformément à la loi fiscale canadienne (généralement 6 ans).

Lors de la fermeture du compte, nous conservons vos données pendant 30 jours pour permettre la réactivation, après quoi elles sont définitivement supprimées de nos systèmes actifs. Les sauvegardes chiffrées peuvent persister jusqu'à 90 jours avant la purge automatique.

9. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos renseignements personnels, notamment : le chiffrement des données en transit (TLS 1.2+) et au repos; les contrôles d'accès basés sur les rôles et la sécurité au niveau des lignes dans notre base de données; le stockage sécurisé des jetons d'authentification; la surveillance et la journalisation régulières de la sécurité; et les évaluations de sécurité des sous-traitants. Aucun système n'est sécurisé à 100 %. En cas de violation de données présentant un risque réel de préjudice important, nous aviserons les utilisateurs concernés et le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada comme l'exigent les dispositions de notification de violation de la LPRPDE.

10. Vos droits en vertu de la LPRPDE

En tant que résident canadien, vous avez le droit de : accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet; corriger tout renseignement inexact ou incomplet; retirer votre consentement au traitement des données (pour les messages SMS, répondez STOP en tout temps); demander la suppression de vos renseignements personnels, sous réserve des exigences légales de conservation; et déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada si vous croyez que vos droits en matière de vie privée ont été violés.

Pour exercer l'un de ces droits, contactez-nous à [email protected]. Nous répondrons dans les 30 jours comme l'exige la LPRPDE. Si vous avez téléversé des données de tiers (par ex., des renseignements de locataires), vous êtes responsable de respecter leurs demandes en matière de droits à la vie privée. Domly vous assistera dans la mesure du possible.

11. Témoins (cookies) et analytique

Notre site utilise des témoins strictement nécessaires pour maintenir votre session et votre préférence linguistique. Nos pages publiques — page d'accueil, blogue et pages légales — chargent également trois outils tiers de mesure et de publicité : Google Analytics (mesure globale du trafic et de l'utilisation), le suivi des conversions Google Ads et le pixel Meta (Facebook). Il s'agit de technologies de publicité et d'analyse : elles déposent des témoins et permettent à Google et à Meta de mesurer le rendement de notre publicité et, dans le cas de Meta, de constituer des audiences publicitaires. Elles sont chargées uniquement sur nos pages publiques, jamais à l'intérieur de l'application authentifiée. Aucune donnée obtenue par la Connexion Google ne leur est transmise. Vous pouvez les bloquer au moyen des réglages de témoins et de suivi de votre navigateur, d'un bloqueur de publicités, ou des commandes publicitaires de Google et de Meta.

12. Vie privée des enfants

Notre Service est conçu pour les propriétaires et gestionnaires immobiliers et ne s'adresse pas aux personnes de moins de 18 ans. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d'enfants. Si nous apprenons que des données ont été fournies concernant un mineur sans autorité appropriée, nous les supprimerons rapidement.

13. Transferts internationaux de données

Certains de nos sous-traitants sont situés aux États-Unis. Lorsque des renseignements personnels sont transférés hors du Canada, nous assurons une protection comparable par des garanties contractuelles (Accords de traitement des données) avec chaque sous-traitant. En utilisant le Service, vous reconnaissez que certains traitements de données peuvent avoir lieu hors du Canada, sous réserve de ces protections.

14. Modifications à la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Les changements importants seront communiqués par courriel ou notification dans l'application au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur. La date de « Dernière mise à jour » en haut de cette page reflète la révision la plus récente. L'utilisation continue après les mises à jour indique l'acceptation.

15. Contact et responsable de la protection des renseignements personnels

Si vous avez des questions sur la présente Politique de confidentialité ou souhaitez exercer vos droits en matière de vie privée, contactez notre responsable désigné de la protection des renseignements personnels à : BAKA Immobilier, Inc, Canada. Courriel : [email protected]

Vous pouvez également déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à www.priv.gc.ca ou, pour les résidents du Québec, la Commission d'accès à l'information du Québec à www.cai.gouv.qc.ca.